Menjava računovodje brez tveganja
Če smo podjetnik, nas od februarja do konca marca poleg zaključnih številk čaka še pomembna odločitev: ali je naš računovodja res partner, ki nam zagotavlja mirno poslovanje, pravilne davke in pravočasno oddano letno poročilo? V tem času se najhitreje pokažejo napake, komunikacijske vrzeli in skriti stroški. Preverimo, na katere kriterije moramo paziti, da nas bilance ne presenetijo.
V negotovih gospodarskih časih in ob visokih davčnih obremenitvah je za vsako podjetje ključnega pomena pravilno poslovanje in urejeno računovodstvo. Pravilne poslovne odločitve, podprte z natančno vodenimi knjigovodskimi listinami, pomembno vplivajo na razvoj in stabilnost podjetja – tako v obdobju gospodarske rasti kot v času stagnacije. Večina podjetnikov se zaveda, da je poslovanje polno tveganj in da mora biti okolje, v katerem delujemo, čim manj negotovo. Z dobrim poznavanjem zakonodaje in računovodskih standardov lahko ta tveganja omilimo ter hkrati optimiziramo davčne obveznosti v okviru predpisov. Pri tem ima ključno vlogo dober računovodja, ki deluje kot pomemben poslovni partner. S svojim znanjem in izkušnjami lahko na dolgi rok prispeva k rasti dejavnosti in finančni stabilnosti podjetja. Kljub temu se marsikateri podjetnik predvsem na začetku njegove poslovne poti vpraša, ali računovodski servis sploh potrebuje oziroma ali bi knjigovodstvo lahko vodil sam. Res je, da zakon ne zahteva obveznega najema zunanjega računovodje in podjetnik lahko ob zadostnem znanju in času računovodske naloge prevzame tudi sam. Vendar praksa kaže, da ima malo podjetnikov dovolj poglobljenega znanja s področja davčne zakonodaje in računovodskih standardov ter hkrati dovolj časa, da bi ob vodenju osnovne dejavnosti sami skrbeli še za vse računovodske in knjigovodske obveznosti. Zato se velika večina odloči, da to delo zaupa usposobljenim strokovnjakom.
Pravi trenutek za novega računovodja
Če smo kot podjetnik nezadovoljni z delom našega sedanjega računovodje, je čas od začetka februarja do konca marca idealen trenutek, da razmislimo o zamenjavi. Razlog tiči v naravi poslovnega leta in poročanja: konec decembra se zaključi poslovno leto, v prvih mesecih novega leta (januar, februar) pa poteka intenzivna priprava letnih poročil in davčnih obračunov za preteklo leto. Ko je zaključni račun za staro leto pripravljen in oddan, lahko razmeroma neboleče zamenjamo računovodstvo za naprej, ne da bi sredi odprtega poslovnega leta povzročali prevelik preplet opravkov med starim in novim računovodjem. Zamenjava računovodje ob koncu poslovnega leta je administrativno in vsebinsko precej enostavnejša, saj so vsi poslovni dogodki preteklega leta zaključeni in knjiženi v starem servisu. Novi računovodja lahko tako čisteje začne z vodenjem poslovnih knjig, brez potrebe po prevzemanju delno obdelanih podatkov iz sredine leta. Na ta način se izognemo številnim težavam, ki se sicer lahko pojavijo pri menjavi sredi leta. Na primer podvajanju dokumentacije, usklajevanju odprtih postavk ali popravkom knjižb za nazaj. Prav iz ekonomskega vidika je prehod ob koncu leta običajno tudi najcenejši. Stari računovodja bo (upajmo) vestno zaključil vse obveznosti za staro leto in pripravil zaključne izkaze, novi pa z začetkom novega poslovnega leta prevzame vodenje in ima precej manj dela s prevzemom, kot bi ga imel sredi leta. Večina računovodskih servisov želi pridobiti nove stranke, zato so pri prehodu pripravljeni pomagati in so precej prilagodljivi. Nemalokrat ponudijo brezplačno pomoč pri prenosu dokumentacije in otvoritvenih stanj iz prejšnjega servisa. Danes, ko poslovna dokumentacija vse bolj obstaja v elektronski obliki, je menjava računovodstva lažja kot kadarkoli. V preteklosti, ko je bilo vse na papirju, je bil prehod res bolj zapleten, zdaj pa digitalizacija omogoča hiter prenos podatkov (prek USB, oblačnih shramb ali celo neposredno med računovodskimi programi). Zato administrativne zaplete pri menjavi lahko občutno zmanjšamo. Če s svojim računovodjem nismo zadovoljni, odlašanje z menjavo ni smiselno. Vsak mesec nezadovoljstva lahko pomeni povečevanje tveganja za napake v računovodstvu, ki lahko ob inšpekcijskem pregledu vodijo v globe, ali pa morda po nepotrebnem plačujemo previsoke davke, ker naš računovodja ne izkoristi vseh možnih olajšav ali ne opozori na ugodnejše oblike poslovanja. Slab računovodja lahko podjetje stane veliko več, kot stane menjava servisa. Kljub temu pa je seveda priporočljivo, da pred dokončno odločitvijo z novim potencialnim računovodjo podrobno pregledamo pogodbo o sodelovanju ter jasno opredelimo medsebojne obveznosti in pričakovanja, da kasneje ne pride do nesporazumov.
Vloga računovodje pri letnem poročilu
Letno poročilo je zbir ključnih računovodskih izkazov, ki prikazujejo poslovanje podjetja v preteklem poslovnem letu. Priprava letnega poročila je zakonska obveza vsake družbe (d.o.o., d.d., zadruga ipd.) in tudi samostojnega podjetnika, razen če poslujejo v posebnem režimu (npr. t. i. normiranci – samostojni podjetniki, ki ugotavljajo dohodek z normiranimi odhodki, so izvzeti iz obveznosti predložitve letnega poročila na AJPES). Rok za sestavo poročila je običajno do 31. marca za preteklo leto. Priprava teh izkazov je zahtevno opravilo, pri katerem ima računovodja glavno vlogo, zato je tako pomembno, da mu zaupamo. Računovodja že skozi vse leto zbira in knjiži poslovne dogodke podjetja: beleži izdane račune, prejete račune, plačila, obroke posojil, obračunava plače, amortizacijo osnovnih sredstev, davke na dodano vrednost itd. Ob koncu leta pa ima nalogo vse te sprotne podatke uskladiti in dopolniti, da bo letno poročilo kar se da resničen in pošten odraz stanja in uspešnosti podjetja. To vključuje več posebnih opravil: potrebno je opraviti letni popis sredstev in obveznosti (inventuro) in zagotoviti, da se stanja v poslovnih knjigah ujemajo z dejanskim stanjem na ta presečni datum (običajno 31. december). Računovodja tako skupaj s podjetnikom preveri zaloge (popiše se material, trgovsko blago, nedokončane proizvodnje, če obstajajo), uskladi odprte terjatve in obveznosti (npr. z izpolnitvijo in potrditvijo obrazcev o medsebojnih saldakontih – t. i. obrazci IOP), pregleda evidenco osnovnih sredstev (morebitne odpise ali prevrednotenja) in podobno. Pomemben del računovodskega dela je tudi priprava zaključnih knjižb. V praksi se namreč pogosto zgodi, da ob koncu leta niso vsi poslovni dogodki zaključeni z ustreznimi dokumenti. Na primer, podjetje je opravilo storitev decembra, račun pa bo izdalo šele v januarju – da bo prihodek kljub temu vključen v pravo leto, mora računovodja narediti časovno razmejitev (knjiženje še nezaračunanih prihodkov preteklega leta). Podobno velja za stroške in odhodke: če v decembru nastane kakšna obveznost (denimo, prejeli bomo račun šele v januarju za elektriko porabljeno decembra), je potrebno v letnih izkazih vseeno upoštevati ta strošek v starem letu. Računovodja to reši s knjiženjem časovnih omejitev (akontacij, rezervacij) ali z začasnimi listinami, ki povečajo stroške oziroma prihodke, da odražajo resnični poslovni tok ne glede na trenutek izdaje računa. Tako zagotovi, da so prihodki in odhodki pravilno časovno upoštevani – to je načelo nastanka poslovnega dogodka, ki zahteva, da prihodke in odhodke prepoznamo ob nastanku, ne šele ob plačilu. Računovodja ima pri sestavljanju končnega poročila tudi nalogo pregledati, ali so vsi poslovni dogodki knjiženi v skladu z računovodskimi standardi in zakonodajo. To vključuje preverjanje pravilne razvrstitve postavk, saj se pogosto pojavijo napake, ko podjetja kakšno postavko napačno klasificirajo. Na primer, dolgoročna sredstva ne smejo biti zajeta med kratkoročnimi, ker to popači sliko o likvidnosti in solventnosti. Dober računovodja bo take napake odpravil. Poleg tega bo pripravil tudi pojasnila k izkazom, če so potrebna. Številni podjetniki se ne zavedajo pomena teh pojasnil (prilog k bilanci), ki pa so zelo pomembna za razumljivost podatkov. V njih je potrebno razkriti pomembne računovodske usmeritve (npr. metode amortizacije, načine vrednotenja zalog, terjatev itd.) ter pojasniti večje odmike ali posebnosti v številkah. Če so pojasnila preveč splošna ali pomanjkljiva, bralec težko pravilno razume izkaze. Računovodja zato poskrbi, da letno poročilo vsebuje vse zahtevane sestavine in razkritja. Najpomembnejša naloga računovodje pri letnem poročilu pa je gotovo izračun poslovnega izida in davčnega obračuna. Računovodski izkazi (predvsem izkaz poslovnega izida) pokažejo dobiček ali izgubo podjetja v obračunskem obdobju. Vendar pa se davčni izid lahko razlikuje od čistega dobička v izkazu. Zakaj? Ker računovodja pri pripravi davčnega obračuna (npr. obračuna davka od dohodkov pravnih oseb za d.o.o. ali davka od dohodka iz dejavnosti za s.p.) mora računovodski dobiček prilagoditi davčnim predpisom. Nekateri prihodki, ki so v računovodskem smislu všteti, niso obdavčljivi, in nekateri odhodki se za davčne namene ne priznajo. Tako računovodja pregleda vse postavke prihodkov in odhodkov ter jih razdeli na davčno priznane in nepriznane. Pogosti primeri so: različni odhodki, ki se davčno ne priznajo (stroški, povezani izključno z zasebnim življenjem, stroški reprezentance nad dovoljeno mejo, kazni in globe, zamudne obresti, donacije nad dovoljeno višino itd.), izvzeti prihodki (morebitne odprave rezervacij, ki so bile že obdavčene v preteklosti, ipd.), davčne olajšave (npr. za investicije, zaposlovanje, digitalni in zeleni prehod idr.). Računovodja bo torej računovodski dobiček povečal za vse davčno nepriznane odhodke in zmanjšal za izvzete prihodke oziroma davčne olajšave. Šele s temi popravki dobi podjetje davčno osnovo, na katero se obračuna davek. To je občutljivo opravilo, saj je od pravilno izračunane davčne osnove odvisno, kolikšen davek bo podjetje doplačalo za tekoče leto, pa tudi kakšna bo določena akontacija davka za prihodnje leto. V primeru samostojnih podjetnikov z dobičkom pa davčna osnova vpliva celo na višino njihovih mesečnih prispevkov za socialno varnost v naslednjem letu (dobiček s.p. namreč določa razred dohodnine in s tem prispevke). Dober računovodja bo pazil, da izkoristi vse zakonsko dovoljene možnosti za znižanje davčne osnove (npr. uveljavil vse olajšave, pravilno časovno razporedil prihodke/odhodke, če je mogoče, itn.), saj s tem neposredno znižuje davčno obveznost podjetja. Sposoben računovodja bo znal poiskati ravnotežje med prikazom uspešnega poslovanja in obvladovanjem davčne obremenitve. Če podjetje posluje z dobičkom, lahko denimo svetuje, katere investicije ali stroške še opraviti do konca leta, da se smiselno znižata dobiček in davek, obenem pa se koristi razvoj podjetja. Nasprotno pa, če je bilo leto slabo, bo poskrbel, da se izkoristi možnost prenosa morebitne davčne izgube na prihodnja leta, ali da se preveri utemeljenost vseh rezervacij, odpisov terjatev ipd. Na koncu računovodja pripravi celoten komplet letnega poročila in davčnega obračuna ter ga da v pregled poslovodstvu. Tu se vloga računovodje nekoliko umakne, saj mora odgovorna oseba podjetja (direktor ali s.p. sam) poročilo potrditi. Priporočljivo je, da se podjetnik res poglobi v številke, ki mu jih je pripravil računovodja, in jih skupaj predebatirata. To je idealen čas za analizo poslovanja: kaj nam pove bilanca, kakšni so trendi, kje so morebitne šibke točke ali priložnosti za izboljšavo v prihodnje. Računovodja lahko pripravi tudi podrobnejše izpise in kazalnike (npr. stroškovne analize, gibanje terjatev, zalog, kazalnike donosnosti, likvidnosti ipd.), če se z njim dogovorimo. S tem dobimo dragocen vpogled in osnovo za načrtovanje novega leta.
Bilanca stanja, izkaz poslovnega izida in priloge
Letno poročilo sestavljajo temeljni računovodski izkazi, ki naj resnično in pošteno predstavijo finančni položaj podjetja na zadnji dan leta ter rezultat poslovanja v celem letu. Letno poročilo ni namenjeno le državnim uradom, zatorej ko ga enkrat oddamo, postane javno dostopno na spletnih straneh AJPES. To pomeni, da ga lahko pregledajo tudi naši poslovni partnerji, banke, potencialni investitorji, konkurenčna podjetja in širša javnost. Sestavine letnega poročila so odvisne od velikosti podjetja. Mikro in majhne družbe ter samostojni podjetniki, ki niso presegli meril za srednje, imajo poenostavljeno poročanje. Njihovo letno poročilo obsega predvsem bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, skupaj z osnovnimi pojasnili. Za najmanjše (mikro) subjekte zakonodaja celo dopušča, da pojasnil k izkazom ni treba dodajati, če to ni nujno za razumevanje (v praksi pa je priporočljivo navesti vsaj osnovne računovodske usmeritve). Srednje velike in velike družbe (vključno z velikimi samostojnimi podjetniki) pa morajo pripraviti cel komplet izkazov: poleg bilance stanja in izkaza poslovnega izida še izkaz denarnih tokov (ki prikazuje prilive in odlive denarja), izkaz gibanja kapitala (ki pokaže spremembe v kapitalu – vplačila lastnikov, razporeditev dobička, revalorizacije itd.), obvezne pojasnila k računovodskim izkazom ter poslovno poročilo. Poslovno poročilo je dokument, v katerem vodstvo predstavi pomembne dogodke, dosežke in tveganja podjetja – nekakšna zgodba, ki spremlja številke. Bilanca stanja je temeljni izkaz, ki prikazuje finančni položaj podjetja na določen dan (običajno 31.12.). Gre za dvostranski izkaz – na levi strani so sredstva (aktiva), na desni pa obveznosti do virov sredstev (pasiva). Aktiva predstavlja vse, kar ima podjetje v lasti oziroma s čimer razpolaga (v denarju izražene stvari, pravice in denarna sredstva): to so lahko neopredmetena sredstva (patenti, licence), opredmetena osnovna sredstva (zemljišča, zgradbe, oprema), zaloge, terjatve, denar na računih ipd. Pasiva pa kaže, iz katerih virov so ta sredstva financirana – torej kapital (lastni vložki lastnikov, zadržani dobički ipd.) ter obveznosti (dolgovi do bank, dobaviteljev, druge obveznosti). Zlato pravilo bilance je, da seštevek aktive mora biti enak seštevku pasive, saj ima vsako sredstvo svoj vir financiranja: bodisi je financirano z lastniškim kapitalom, bodisi z dolgom. Če je podjetje npr. kupilo stroj (sredstvo) s posojilom banke, se to pokaže na obeh straneh bilance. Bilanca stanja tako ponuja statično sliko premoženja podjetja in njegove zadolženosti na presečni datum. Iz nje lahko razberemo, kako likvidno je podjetje (koliko ima kratkoročnih sredstev za poplačilo kratkoročnih obveznosti), kako finančno trdno (delež kapitala v financiranju), kakšna je struktura sredstev (npr. delež zalog, terjatev). Z letom 2025 naj bi večina družb prvič sestavila bilanco stanja tudi v digitalni (XHTML) obliki, saj se uvaja standardizirano elektronsko poročanje. Izkaz poslovnega izida (imenovan tudi izkaz uspeha ali poslovna bilanca) pa je dinamični izkaz, ki prikazuje poslovni rezultat podjetja v določenem obdobju (navadno za koledarsko leto, lahko pa tudi medletno). V njem so na eni strani prihodki (ustvarjeni dohodki iz prodaje proizvodov, storitev, blaga, finančni prihodki, izredni prihodki itd.), na drugi pa odhodki (stroški materiala, storitev, dela – plač, amortizacije, finančni odhodki, davki, izredni odhodki itd.). Razlika med vsemi prihodki in vsemi odhodki je poslovni izid – dobiček, če so prihodki presegli odhodke, ali izguba, če je obratno. Pomembno je poudariti, da je izkaz poslovnega izida sestavljen na podlagi načela nastanka poslovnih dogodkov, kar pomeni, da prikaže prihodke in odhodke tistega leta, na katero se poslovno nanašajo, ne nujno tistega, v katerem so bili plačani. Pojasnila k izkazom so dodatni del letnega poročila, kjer podjetje v besedi in z dodatnimi tabelami razloži pomembne informacije, ki jih številke same po sebi ne povedo. V pojasnilih se navedejo računovodske usmeritve (npr. “terjatve vrednotimo po izvirni vrednosti, popravki za oslabitve se oblikujejo na podlagi starostne analize terjatev…”), pomembne postavke pa se razčlenijo. Na primer, v bilanci imamo znesek terjatev do kupcev – v pojasnilih lahko razkrijemo, koliko od tega je zapadlih nad 90 dni. Ali pa pojasnimo strukturo dolgoročnih posojil (kateri so zavarovani, s kakšno obrestno mero). Majhne družbe lahko sestavijo pojasnila v skrajšani obliki, vendar še vedno morajo razkriti vse, kar bi bistveno vplivalo na razumevanje izkazov. Dobro pojasnilo je napisano jasno in razumljivo tudi za laika, saj pove “zgodbo za številkami”. Premalo ali preveč splošna pojasnila so med pogostimi napakami pri poročanju, ker ne opravijo svoje funkcije. Letno poročilo je torej celovit pregled poslovnega leta v številkah in deloma tudi v besedi. Za podjetnika je to hkrati obveza in priložnost: obveza, ker ga mora oddati državi in javno objaviti, priložnost pa, ker daje strukturirano informacijo o tem, kako uspešno je bilo poslovanje, kakšna je finančna slika podjetja in kje so možnosti za izboljšave. Dobro pripravljeno letno poročilo lahko podjetniku pomaga pri pridobivanju financiranja (banke ga vedno zahtevajo za odobritev kreditov in si na podlagi kazalnikov iz bilance ustvarijo sliko o boniteti podjetja) ter pri načrtovanju prihodnosti. Vzemimo ga torej resno in ga ne doživljajmo le kot “še en papir za AJPES”.
Oddaja letnega poročila
Ko je letno poročilo pripravljeno, sledi še formalni korak – oddaja poročila in pripadajočih obračunov ustreznim institucijam. Kot že rečeno, je standardni rok za oddajo letnega poročila AJPES 31. marec. Ta rok velja za gospodarske družbe, zadruge, samostojne podjetnike, društva in politične stranke, če imajo poslovno leto enako koledarskemu. Izjemoma lahko pride tudi do podaljšanja roka. Recimo v preteklosti se je zgodilo, da so zaradi posebnih okoliščin (npr. epidemije) rok premaknili, vendar načeloma tega ne gre pričakovati. Postopek oddaje letnega poročila je danes v celoti elektronski. AJPES ima za vsako leto posebno spletno aplikacijo (npr. LP2024 za poročila za leto 2024), prek katere se vnašajo ali uvažajo podatki. Podjetja lahko izberejo, ali bodo podatke vnesla ročno v obrazce znotraj aplikacije ali uvozila XML datoteko iz svojega računovodskega programa. Pred oddajo je treba biti pozoren, da ima oseba, ki bo oddajo izvedla, ustrezno pooblastilo v sistemu AJPES. Običajno računovodski servis to uredi, če oddaja v imenu stranke, ali pa zakoniti zastopnik podjetja odda sam s svojim digitalnim potrdilom. Ko so vsi podatki vnešeni, je potrebno oddajo potrditi in podpisati s kvalificiranim digitalnim potrdilom (KDP). Podpise AJPES preverja in vsako oddano poročilo mora biti lastnoročno elektronsko podpisano s potrdilom zakonitega zastopnika ali pooblaščene osebe. Če podjetje nima digitalnega potrdila, obstaja možnost, da v aplikaciji generira posebno obvestilo za AJPES, ki ga podpiše zastopnik ročno in pošlje po pošti ali odnese osebno na AJPES. Vendat to je bolj izjema v današnjem času. Večina uporablja SIGEN-CA, SIGOV-CA, bančne certifikate ali kvalificirano digitalno potrdilo v okviru e-identitet (npr. preko t.i. SI-Pass), da enostavno online podpiše dokument. Letno poročilo se, kot rečeno, predloži za tri namene: za statistiko, za javnost in za davčne namene. Kaj to pomeni? Ob oddaji na AJPES nas aplikacija vpraša, ali želimo, da se podatki uporabijo tudi za davčne namene. Če to potrdimo, potem AJPES posreduje ključne podatke (bilanco in izkaz) tudi Finančni upravi. V praksi pa mora podjetje kljub temu oddati tudi ločeno davčni obračun (na FURS). Torej, imamo dve ločeni oddaji: AJPES do 31.3. prejme letno poročilo (bilanco, izkaz, priloge), FURS pa do 31.3. prejme obračun davka. Obračun davka se odda preko portala eDavki (prav tako elektronsko). Za družbe (pravne osebe) se odda obrazec DDPO (davek od dohodkov pravnih oseb), za samostojne podjetnike pa obrazec DohDej (obračun davka od dohodka iz dejavnosti). Zakon zahteva, da je k davčnemu obračunu priložen tudi izkaz poslovnega izida in bilanca stanja, lahko pa namesto prilaganja dokumentov podjetje FURS-u izjavi, naj uporabi podatke, ki so bili oddani prek AJPES. V praksi eDavki omogočajo, da obkljukamo izjavo, da smo izkaze predali AJPES-u, in FURS-u. Ob vsem tem je pomembno, da podjetnik pravočasno odda poročilo in obračune. Zamuda pri oddaji je namreč prekršek, za katerega so predpisane kar občutne denarne kazni. Slovenska zakonodaja določa globe od približno 300 evrov za mikro družbo pa do 10.000 evrov za veliko družbo, ki zamuja z oddajo. Tudi če zamuda ni namerna, nas lahko nepravočasnost udari po žepu, zato je pravočasno načrtovanje ključno. Že decembra (oziroma proti koncu poslovnega leta) je smiselno z računovodjem pregledati urnik: kdaj bomo imeli vse podatke, kdaj se bo zaprla glavna knjiga, da se zagotovi dovolj časa za pripravo izkazov in za pregled pred oddajo. Mnoga računovodstva v praksi lovijo zadnje dni marca, kar pa prinaša stres in višjo možnost napak. Raje se temu izognimo in se dogovorimo, da osnutek bilanc od računovodje dobimo vsaj kakšen teden pred rokom, da jih še lahko v miru pregledamo in uskladimo vse odprte zadeve. Kljub skrbnosti pa se pri sestavi in oddaji letnih poročil še vedno pojavljajo številne napake. Zamujanje roka 31.3. je pogosta napaka. V ozadju tega je običajno slaba organizacija ali premalo komunikacije med podjetnikom in računovodjem. Druga pogosta napaka je v razvrščanju in klasifikaciji postavk. Na primer nekateri podjetniki med kratkoročna sredstva uvrstijo nekaj, kar je dolgoročnega značaja (denimo dolgoročni depozit pri banki ne spada med denarna sredstva, ampak med finančne naložbe). Ali pa nepravilno razporedijo prihodke in odhodke po vrstah – npr. namesto da bi ločili poslovne prihodke od finančnih, zmešajo vse skupaj. Takšne napake lahko resno izkrivijo finančno sliko podjetja, kar je nevarno, če kdo analizira naše bilance (banka, investitor). Temu se izognemo tako, da sledimo predpisanim strukturam kontnega okvira in obrazcev. Računovodski standardi in predpisani obrazci namreč določajo, kaj sodi kam. Dober računovodja to zagotovo ve. Če delamo pa to samostojno, se naj opiramo na navodila AJPES, saj vsako leto objavi Smernice za izdelavo letnega poročila, kjer je natančno navedeno, katere postavke spadajo v posamezne postavke bilance. Še ena pogosta pomanjkljivost so preveč skopa ali nejasna pojasnila k izkazom. Morda podjetje misli, da jih “ne potrebuje” in odda samo obrazca bilance in izkaza. S tem formalno morda izpolni minimalne zahteve, vseeno pa utegne iti kaj pomembnega iz konteksta. Pojasnila so namenjena temu, da bralcu omogočijo razumeti številke – brez njih lahko pride do napačne interpretacije. Recimo, če ima podjetje veliko povečanje dolga v bilanci, pa v pojasnilu ne zapiše, da je šlo za namensko posojilo za investicijo, bo bralec morda mislil, da je podjetje prezadolženo za tekoče poslovanje. Torej raje vložimo nekaj truda v pripravo vsaj kratkih pojasnil, kjer poudarimo vse posebnosti našega poročila. Preverimo Slovenske računovodske standarde, ki jasno določajo, katere računovodske usmeritve in informacije morajo biti razkrite. Pri izdelavi nove bilance podjetja včasih ugotovijo, da so v prejšnjih letih naredili napako (npr. nekaj pozabili knjižiti ali napačno izkazali). Pri tem je pomembno razlikovanje med pomembnimi in nepomembnimi napakami. Pomembne napake (tiste, ki bi lahko vplivale na odločitev uporabnika bilance) je treba popraviti za nazaj – torej popravi se začetno stanje kapitala, preračunajo se primerjalni podatki prejšnjega leta, kot da bi bilo prav. Nepomembne napake pa lahko popravimo v tekočem letu skozi postavke, ne da spreminjamo lanskega izida. Napačno ravnanje je, da podjetja vse mečejo kar med stroške tekočega leta, saj lahko tako močno popačijo letošnji rezultat, pretekla leta pa ostanejo nepravilna. To uporabnik težko razvozla. Rešitev je, da se posvetujemo z računovodjo in presodimo pomembnost. Pomembne zadeve popravimo retrospektivno, s prilagoditvijo prenesenega izida, da bo slika čez leta primerljiva. V pojasnilih pa jasno navedimo, kaj smo popravili. Velikokrat tudi podjetja prikažejo v bilanci vrednosti, ki ne odražajo realnosti, ker niso izvedli potrebnih popravkov vrednosti. Tipičen primer so terjatve do kupcev. Če imamo terjatev, staro več let, od podjetja, ki je propadlo, takšna terjatev dejansko nima vrednosti, vendar če je nismo odpisali, jo bilanca še vedno vodi kot sredstvo, kar napihuje aktivo in kapital. Podobno zaloge, ki so zastarane ali poškodovane, bi morale biti oslabljene na neto iztržljivo vrednost. Ali pa amortizacija osnovnih sredstev: če jo nismo pravilno obračunavali, imamo lahko prenapihnjeno vrednost osnovnih sredstev. Računovodski standardi zahtevajo pošteno vrednotenje – kar pomeni, da moramo po potrebi oblikovati popravke vrednosti (oslabljenja). Podjetja tudi včasih pozabijo na rezervacije (za prihodnje obveznosti, za odpravnine, garancije ipd., kjer je to smiselno), kar lahko vpliva na obveznosti. Vse te terjatve, zaloge in rezervacije je potrebno ob koncu leta pregledati. Če to spregledamo, je rezultat precenjena aktiva ali podcenjene obveznosti. Investitor ali posojilodajalec se lahko zaradi tega napačno odloči; lastniki pa dobijo nerealen občutek o vrednosti podjetja. Dober računovodja bo takšne popravke predlagal in izvedel, da bo bilanca realna. V ozadju marsikatere težave s letnim poročilom je enostavno pomanjkljivo sprotno vodenje knjig. Če podjetnik med letom ne dostavlja pravočasno vseh računov, če se kdaj kaj “zatakne v predalu”, ali če nima urejenega izdajanja računov (na primer račune dela v Wordu namesto v urejenem sistemu, tako da se lahko kakšen izgubi iz pregleda), bo izdelava zaključka stresna in polna luknjic. Manjkajoči računi, neknjižena plačila, pomešana osebna in poslovna poraba – vse to povzroča zmedo. Najboljša preventiva je redno knjiženje in urejena dokumentacija skozi vse leto. Do 31.12. morajo biti vse poslovne knjige zaključene, kar pomeni, da ni prostora za še dodatna presenečenja v marcu. Podjetnik naj s svojim računovodjem vzpostavi sistem, da sproti (vsaj mesečno) predaja vse listine in informacije. Tako ob koncu leta ne bo kupčka presenečenj. Prav tako je dobro vsaj enkrat med letom (npr. po polletju) narediti vmesni obračun in pregled, da se vidi, ali je vse urejeno. Tako je manj možnosti, da bi se šele marca ugotovilo kakšno veliko neskladje. Dokaj specifična napaka je tudi, da podatki v davčnem obračunu (DDPO ali DohDej) ne ustrezajo podatkom v izkazih, ki so na AJPES. To se lahko zgodi, če se v naglici mudi z davčnim obračunom in se kakšno številko drugače vnese. FURS ima mehanizme, da to preveri, in lahko nas pozove na popravek. Sicer je sedaj z uvedbo nove priloge in povezovanjem z AJPES tega manj, vendar še vedno se nam lahko zgodi, da recimo pozabimo označiti v davčnem obračunu, da smo bilance oddali AJPES, in s tem formalno nismo priložili izkazov – kar je prekršek. Zato previdno sledimo navodilom, ki jih AJPES in FURS vsako leto objavita za izpolnjevanje obračunov. Posledice vseh teh napak niso le morebitne globe, ampak lahko resno vplivajo na poslovanje. Če podjetje zaradi napačnih bilanc sprejema odločitve (npr. lastnik misli, da posluje z dobičkom in si izplača nagrado, v resnici pa bi moral pustiti denar v podjetju), lahko to oslabi podjetje. Tudi zaupanje poslovnih partnerjev je lahko na kocki – letna poročila so javno vidna, in če so neobičajna (npr. očitno nepojasnjene številke, ogromna odstopanja brez razlage), bodo banke in dobavitelji bolj previdni v sodelovanju z nami. Kako se tem napakam izogniti? Ključ je v dobrem načrtovanju in sodelovanju z računovodjem. Zagotovimo, da ima naš računovodja dovolj časa in informacij za kvalitetno pripravo poročil. Ne bo odveč, če si bomo tudi sami kot lastnik pridobili vsaj osnovno razumevanje bilanc. S tem bomo lažje opazili, če kaj izstopa, in kakovostneje komunicirali z računovodjem. Po oddaji poročila na AJPES vedno preverimo potrdilo o oddaji in javno objavo. Prepričajmo se, da je res vse prispelo in objavljeno, kot treba. Če odkrijemo napako po oddaji, ni panike, saj zakon dovoljuje predložitev popravka letnega poročila, v primeru, da ugotovimo npr. računovodsko napako, ki vpliva na podatke. Seveda je bolje, da je ni, vendar takšno možnosti imamo.
Kako izbrati davčno blagajno?
Z uvedbo sistema davčnega potrjevanja računov v Sloveniji se je uporaba davčnih blagajn za vse, ki poslujejo z gotovino, spremenila iz možnosti v zakonsko obveznost. Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) od leta 2016 določa, da mora vsak zavezanec, ki prejema gotovinska plačila, ob vsakem plačilu izdati račun prek elektronske naprave, povezane s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS (FURS). Za gotovinsko plačilo se šteje ne le plačilo z bankovci in kovanci, temveč tudi s karticami, čeki, boni in drugimi načini, ki niso neposredno nakazilo na transakcijski račun. Davčna blagajna tako ni vezana zgolj na gotovino v ožjem pomenu, ampak na vsako plačilo, pri katerem prodajalec takoj razpolaga s sredstvi. Izjeme od obveznosti obstajajo za nekatere manjše zavezance, kot so kmetje, društva in nepridobitne organizacije z do 5.000 evrov letnega prihodka iz opravljanja dejavnosti. Zavezanec mora izdati račun najpozneje v trenutku prejema plačila, ga potrditi prek FURS in ga takoj izročiti kupcu. Prav tako mora biti v poslovnem prostoru vidno nameščeno obvestilo o obveznosti izdaje in prevzema računa. Zakon določa, da mora podjetnik pred začetkom izdajanja računov sprejeti interni akt, v katerem določi pravila glede številčenja, seznam poslovnih prostorov in elektronskih naprav ter pooblaščene osebe za izdajo računov. Poslovne prostore mora prijaviti FURS-u, za kar pridobi posebno oznako, ki se uporablja v številčenju računov. Za samo tehnično potrjevanje mora podjetje pridobiti namensko digitalno potrdilo FURS. V primeru, da zaradi okoliščin ni mogoče zagotoviti internetne povezave, je možno izdajanje računov prek vezane knjige, a le ob predhodni odobritvi pristojnega organa. V tem primeru je potrebno račune naknadno potrditi prek elektronske naprave. Za nepravilnosti pri izdajanju računov zakon predvideva stroge kazni. Že za manjše napake so lahko zagrožene globe v višini nekaj tisoč evrov, za hujše prekrške, kot je namerno izogibanje davčnemu potrjevanju, pa se lahko kazni povzpnejo tudi do 75.000 evrov za pravne osebe. Poleg tega je lahko z globo kaznovana tudi odgovorna oseba podjetja, kot je direktor ali nosilec dejavnosti. Zakon ne predpisuje točno določenega tipa naprave, kar pomeni, da je na trgu na voljo več različnih vrst davčnih blagajn. Ključno je, da naprava ali programska rešitev omogoča skladnost s predpisi in nemoteno povezavo s FURS. Pri izbiri blagajne mora podjetnik upoštevati vrsto dejavnosti, obseg prometa in način poslovanja. Ena od možnosti je uporaba blagajne na osebnem računalniku. Na računalnik se namesti programska oprema, prek katere se izdajajo računi, ti pa se tiskajo na priključenem tiskalniku. Takšna rešitev je primerna za podjetja s stalnim poslovnim prostorom, kjer že uporabljajo računalnik in imajo dostop do električne energije ter interneta. Prednost te rešitve je preglednost, možnost povezovanja z računovodstvom in drugimi programi, kot tudi večja zmogljivost pri večjem številu dnevnih transakcij. Druga možnost je uporaba mobilne davčne blagajne. Gre za aplikacijo, nameščeno na pametni telefon ali tablico, ki omogoča izdajanje računov kjerkoli na terenu. Potrebna je povezava z internetom in prenosni tiskalnik, s katerim se računi tudi fizično izročijo kupcem. Takšne blagajne so posebej primerne za obrtnike, taksiste, inštruktorje, sobodajalce in druge, ki poslujejo na terenu. Njihove prednosti so prenosljivost, enostavnost uporabe ter nizki začetni stroški, saj pogosto zadošča že obstoječa mobilna naprava in tiskalnik. Tretja kategorija so namenske elektronske blagajne, pogosto v obliki all-in-one naprav. Gre za kompaktne rešitve, ki združujejo zaslon, tiskalnik in programsko opremo v enem. Takšne blagajne so posebej priljubljene v trgovinah, lokalih, frizerskih in kozmetičnih salonih, kjer uporabnik potrebuje stabilno in enostavno rešitev. Prednost je, da uporabnik prejme vse potrebno v enem paketu, običajno z vključeno tehnično podporo. Slabost je lahko nekoliko višja cena in manj možnosti za kasnejše nadgradnje ali prilagoditve. Pri izbiri davčne blagajne je potrebno paziti, da programska oprema ustreza zahtevam FURS, vključno z generiranjem zaščitnih oznak, pravilnim številčenjem računov, elektronskim potrjevanjem in hrambo izdanih računov. Pomembno je, da ponudnik zagotavlja tudi redne posodobitve v primeru sprememb zakonodaje, saj se tehnične zahteve lahko spremenijo, program pa mora ostati skladen. Davčna blagajna naj bo enostavna za uporabo, z logičnim vmesnikom v slovenskem jeziku, hitrim vnosom artiklov in enostavno izdajo računov. Če bodo z blagajno delali zaposleni, ki niso vešči tehnologije, je ključnega pomena, da se jo lahko hitro naučijo uporabljati. Pred nakupom je priporočljivo zahtevati predstavitev ali demo različico in v praksi preizkusiti osnovne funkcije, kot so izdaja in preklic računa ter izpis dnevnega poročila. Enako pomemben kot sama oprema je tudi ponudnik, ki stoji za rešitvijo. V času množičnega uvajanja davčnih blagajn so se na trgu pojavili številni ponudniki z različno kakovostjo podpore. Priporočljivo je izbrati izkušenega ponudnika z dobrimi referencami, ki nudi hitro in učinkovito pomoč v primeru tehničnih težav. Podpora naj bo dosegljiva tudi izven običajnega delovnega časa, če naše poslovanje to zahteva. Tehnična podpora naj ne bo omejena le na začetno pomoč, temveč naj obsega tudi redno vzdrževanje in odziv v primeru okvar. Številne sodobne blagajne omogočajo tudi dodatne funkcije, kot so vodenje zalog, izdajanje e-računov, večjezični izpisi, integracija z računovodstvom in oddaljen dostop do poročil prek oblaka. Čeprav vse te funkcionalnosti niso nujne za vsakega podjetnika, jih je smiselno upoštevati, če lahko poenostavijo naše poslovanje. Cena davčne blagajne je odvisna od vrste rešitve. Osnovne mobilne aplikacije so lahko dostopne že za nekaj deset evrov mesečno, kompleksnejši POS sistemi pa lahko stanejo nekaj sto evrov ali več. Pri primerjavi ponudb je pomembno preveriti, ali cena vključuje licenco, strojno opremo, namestitev, izobraževanje in tehnično podporo. Nekateri ponudniki nudijo vse v enem paketu, pri drugih pa so posamične storitve plačljive posebej. Prav tako preverimo, kako je z morebitnimi mesečnimi naročninami, nadgradnjami in stroški za podporo. Odločitev o izbiri davčne blagajne naj bo premišljena. Upoštevajmo vrsto dejavnosti, način poslovanja, število dnevnih računov in morebitno potrebo po dodatnih funkcijah. Prava rešitev nam bo pomagala, da bomo poslovali skladno z zakonodajo, hkrati pa nam bo poenostavila vsakodnevno delo. Dobra davčna blagajna ni zgolj obveznost, temveč lahko postane učinkovito orodje za organizirano, varno in pregledno poslovanje.
Zagotavljanje varnosti pri delu
Varnost in zdravje pri delu ter požarna varnost sodita med temeljne odgovornosti vsakega delodajalca. Ne glede na velikost podjetja ali vrsto dejavnosti zakonodaja jasno določa, da mora biti delo organizirano tako, da ne ogroža zdravja in življenja zaposlenih, sodelavcev in drugih oseb, ki se nahajajo v delovnem okolju. Kljub temu se v praksi še vedno pojavlja zmotno prepričanje, da so ukrepi varstva pri delu predvsem administrativno breme ali nepotreben strošek. Dejstva kažejo ravno nasprotno. Urejeno področje varnosti pri delu dolgoročno zmanjšuje število poškodb, bolniških odsotnosti in poklicnih bolezni, hkrati pa ščiti delodajalca pred visokimi globami, odškodninskimi zahtevki in prekinitvami delovnega procesa. Slovenska zakonodaja s področja varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom nalaga delodajalcem vrsto konkretnih obveznosti. Temeljni predpis je Zakon o varnosti in zdravju pri delu, ki zahteva, da delodajalec sistematično prepozna nevarnosti v delovnem okolju in sprejme ustrezne preventivne ukrepe. Ključni dokument na tem področju je ocena tveganja z izjavo o varnosti. Gre za pisni dokument, v katerem delodajalec opredeli dejavnosti in delovne procese, ugotovi možne nevarnosti, oceni tveganja ter določi ukrepe za njihovo obvladovanje. Ocena tveganja ni zgolj formalnost, temveč živ dokument, ki ga je potrebno posodabljati ob vsaki pomembni spremembi v delovnem procesu, ob uvedbi nove opreme ali tehnologije ter ob ugotovljenih pomanjkljivostih. Pri izdelavi ocene tveganja ima pomembno vlogo tudi medicina dela. Zdravnik medicine dela na podlagi ugotovljenih tveganj določi zdravstvene zahteve za posamezna delovna mesta ter vrsto in pogostost preventivnih zdravstvenih pregledov. Delodajalec mora z zagotovljenimi pregledi preverjati, ali je delavec zdravstveno sposoben za opravljanje določenega dela, ter hkrati zgodaj odkrivati morebitne posledice dela na zdravje. Predhodni zdravstveni pregled je obvezen pred nastopom dela, obdobni pregledi pa se izvajajo v časovnih intervalih, ki jih določi zdravnik glede na stopnjo tveganja delovnega mesta. Pomembna obveznost delodajalca je tudi usposabljanje zaposlenih za varno in zdravo delo. Usposabljanje ni omejeno zgolj na redno zaposlene, temveč velja za vse osebe, ki pri delodajalcu opravljajo delo, vključno s študenti, dijaki na praksi, agencijskimi delavci ter osebami, ki delajo na podlagi civilnopravnih pogodb. Usposabljanje mora biti prilagojeno konkretnim delovnim nalogam in tveganjem ter mora zajemati seznanitev z nevarnostmi, pravilno uporabo delovne opreme, uporabo osebne varovalne opreme ter pravilno ravnanje ob izrednih dogodkih. Znanje varnega dela se mora tudi redno obnavljati, saj se delovni procesi in tveganja sčasoma spreminjajo. Posebno pozornost zakonodaja namenja tudi varstvu pred požarom. Delodajalec mora zagotoviti, da so zaposleni usposobljeni za preprečevanje požara in za pravilno ukrepanje ob njegovem nastanku. Usposabljanje iz požarne varnosti praviloma vključuje seznanitev s požarnim redom, evakuacijskimi potmi, alarmiranjem ter uporabo osnovnih sredstev za gašenje. Obnavljanje tega znanja je nujno, zlasti v delovnih okoljih z večjo požarno ogroženostjo. Požarni red je interni akt, ki določa organizacijo varstva pred požarom v objektu ali delovnem okolju. V njem so opredeljeni preventivni ukrepi za preprečevanje požara, odgovorne osebe, postopki ob požaru ter način evakuacije. Požarni red mora biti prilagojen dejanski rabi objekta in dejavnosti, zaposleni pa morajo biti z njegovo vsebino seznanjeni. V praksi se pogosto izkaže, da je prav dobra organizacija in vnaprejšnja pripravljenost odločilna za hitro in učinkovito ukrepanje v primeru požara. Sestavni del požarne varnosti so tudi redni pregledi in vzdrževanje gasilnikov ter druge protipožarne opreme. Ročni gasilni aparati morajo biti nameščeni na vidnih in dostopnih mestih ter redno servisirani s strani pooblaščenih izvajalcev. Neustrezen ali neuporaben gasilnik v primeru požara pomeni neposredno tveganje za ljudi in premoženje. Poleg gasilnikov je potrebno vzdrževati tudi električne inštalacije, alarmne naprave ter druge sisteme, ki vplivajo na požarno varnost. Pomemben segment varstva pri delu so tudi pregledi delovne opreme. Stroji, naprave in orodja, ki se uporabljajo pri delu, morajo biti varni za uporabo in redno pregledovani. Prvi pregled se opravi po namestitvi opreme in pred prvo uporabo, periodični pregledi pa se izvajajo v predpisanih časovnih intervalih. Namen pregledov je preveriti brezhibnost delovanja, varnostne elemente ter morebitno obrabo, ki bi lahko ogrozila varnost delavcev. O opravljenih pregledih je potrebno voditi ustrezno dokumentacijo, saj je ta ključna pri inšpekcijskem nadzoru ali v primeru nezgode. Neupoštevanje obveznosti s področja varnosti pri delu in požarne varnosti ima lahko resne posledice. Poleg neposredne nevarnosti za zdravje in življenje zaposlenih zakon predvideva tudi visoke globe za delodajalce in odgovorne osebe. V primeru hujših kršitev ali nezgod lahko sledi tudi kazenska in odškodninska odgovornost. Zato je bistveno, da delodajalec področje varnosti obravnava sistematično in odgovorno. Varnost in zdravje pri delu nista enkratna naloga, temveč stalen proces, ki zahteva redno preverjanje, usposabljanje in izboljševanje. Podjetje, ki vlaga v varno delovno okolje, vlaga v svoje ljudi in v stabilno prihodnost. Urejeno varstvo pri delu in požarna varnost nista zgolj zakonska obveznost, temveč pomemben znak odgovornega in dolgoročno uspešnega podjetništva.
pripravil: M.A.
